Cómo clasificar documentos con FSRM en Windows

La Infraestructura de clasificación de archivos de Windows (FCI por sus siglas en inglés) automatiza los procesos de clasificación para que la administración de los datos pueda realizarse de manera efectiva y se controla a través de la interfaz del Administrador de recursos del servidor de archivos o FSRM.

En la publicación anterior mostramos cómo instalar FSRM para administrar archivos con Data Classification Toolkit. En esta ocasión vamos a revisar la forma de agregar propiedades y reglas de clasificación en los documentos, que posteriormente podrán ser exportadas para clasificar otros archivos dentro de la organización.

Creación de una propiedad de clasificación

Las propiedades de clasificación son utilizadas para asignar valores a los archivos. Existen muchos tipos de propiedades que pueden ser elegidas y definidas con base en las necesidades de la organización.

Para comenzar, en el ‘Administrador de recursos del servidor’, dar clic en la opción ‘Crear propiedad local’:

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Otra opción es utilizar el botón derecho sobre ‘Propiedades de clasificación’, y luego dar clic en ‘Crear propiedad local’ (también puedes dar clic en ‘Crear propiedad local’ del panel ‘Acción’). Esto abre la caja de diálogo ‘Crear propiedad de clasificación local’.

En la caja de texto ‘Nombre’ definir el nombre de la propiedad, agregar una descripción opcional y en la lista desplegable seleccionar el tipo de propiedad. La lista de opciones es la siguiente, dependiendo de las características que se quieran agregar a los archivos:

  • Si/No
  • Fecha-Tiempo
  • Número
  • Lista de opción múltiple
  • Lista ordenada
  • Cadena
  • Múltiples cadenas

Para nuestro ejemplo, creamos la propiedad ‘periodo de retención’ para los archivos en cuestión, utilizando la opción de lista ordenada. Luego de agregar la información solicitada, dar clic en el botón ‘Aceptar’ para finalizar la configuración.

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Creación de una regla de clasificación

El siguiente paso consiste en la creación de una regla de clasificación, las cuales se aplican sobre las propiedades previamente creadas:

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Para iniciar, en ‘Administrador de recursos del servidor de archivos’, dar clic en el nodo ‘Reglas de clasificación’. Luego dar clic derecho en ‘Reglas de clasificación’ y luego clic en ‘Crear regla de clasificación’ (otra manera es dar clic en ‘Crear regla de clasificación’ en el panel ‘Acción’). Esto abre la caja de diálogo ‘Crear regla de clasificación’.

En la pestaña ‘General’ agregar un nombre para la regla, seleccionar la opción ‘Habilitado’ si se desea aplicar y una descripción opcional para esta regla.

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En la pestaña ‘Ámbito’ se pueden incluir todas las carpetas que almacenan diferentes tipos de datos o dar clic en ‘Agregar’ para seleccionar la ubicación donde esta regla aplicará. Se puede agregar múltiples ubicaciones o remover una ubicación al dar clic en ‘Eliminar’. La regla de clasificación aplica a todas las carpetas y subcarpetas en esta lista:

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En la pestaña ‘Clasificación’ se debe ingresar la siguiente información para las siguientes listas desplegables:

  • Método de clasificación: elegir un método para asignar el valor de propiedad. Los mecanismos de clasificación están proporcionados por una serie de plug-in.
  • Propiedad: seleccionar alguna propiedad de clasificación previamente definida (para nuestro ejemplo, período de retención).
  • Valor de propiedad: si el mecanismo de clasificación solicita un valor específico para establecer en los archivos, seleccionar el valor de propiedad que esta regla asignará. De otra manera, este campo no es habilitado.

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Opcionalmente, en la pestaña ‘Tipo de evaluación’, la casilla ‘Volver a evaluar los valores de propiedad existentes’ está deseleccionada por defecto. De forma predeterminada, los valores de propiedad establecidos se omiten durante la clasificación. Para habilitar esta regla con el fin de volver a evaluar los valores de propiedad existentes, active la siguiente casilla.

Finalmente, para verificar que un archivo ha sido clasificado de acuerdo a las propiedades y reglas que hemos definido, podemos revisar la pestaña ‘Clasificación’ dentro de las propiedades del documento, como se muestra a continuación:

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Hasta este punto hemos clasificado un archivo, agregando propiedades y reglas. En la próxima y última publicación de esta serie, veremos la manera de automatizar la importación y exportación de la clasificación utilizando, finalmente, Data Classification Toolkit. ¡Hasta entonces!

Créditos imagen: ©Aurimas/Flickr

Autor , ESET

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